3 Jenis Meeting untuk Calon Mempelai dalam Mempersiapkan Hari Pernikahan Mereka (Calon Bride and Groom must read this!)

Seringkali para calon mempelai bertanya kepada saya berapa kalikah pertemuan yang perlu dibuat dalam merencanakan konsep satu hari pernikahan mereka. Banyak diantara mereka yang bingung dan kuatir namun ada juga yang terlalu cuek karena terlalu sibuk dengan aktivitas mereka sehari – hari sehingga lupa untuk memikirkannya.

Pertanyaan yang seringkali dilontarkan oleh calon mempelai pada umumnya seperti ini :

“Berapa kali meeting harus diadakan?”

“Kapan saja meeting tersebut diadakan? “

“Membahas mengenai apa saja meeting tersebut dan bersama dengan siapa meeting tersebut dilangsungkan?”

Nah dalam notes ini saya akan memaparkan jenis – jenis meeting menurut pengalaman dan padangan saya, semoga dapat menginspirasi anda selaku calon mempelai atau anda sebagai praktisi / vendor didalam dunia pernikahan.

Saya membagi jenis – jenis meeting didalam persiapan kedua calon mempelai menjelang pernikahan didalam 3 bagian.

Yang pertama adalah Brainstorming Meeting / Dealing Meeting
Saya namakan meeting pertama kali saya ini dengan calon mempelai dengan nama brainstroming meeting atau dealing meeting. Disinilah biasanya saya pertama kali berkenalan secara tatap muka dengan kedua mempelai yang hendak menikah dalam beberapa bulan kedepan atau kurang lebih 1 tahun kedepan.

Disinilah juga saya sebagai seorang Master of Ceremony mempresentasikan performance saya melalui video yang saya putarkan di laptop atau tablet pc kepada kedua calon mempelai.Selain itu saya dan mereka melakukan dealing agrement mengenai fee jasa saya sebagai master of ceremony untuk bertugas di pesta pernikahan mereka, penjabaran tugas saya, dan tentunya membicarakan konsep pernikahan mereka kelak.

Didalam meeting ini umumnya saya berusaha untuk menggali lebih dalam akan apa yang menjadi impian dari kedua calon mempelai yang berada dihadapan saya. Umumnya lokasi yang saya dan mereka gunakan untuk brainstorming meeting ini dilakukan disebuah cafe baik didalam mall atau diluar mall. Yang terpenting adalah tempat yang nyaman dan tidak berisik untuk kita mudah berdiskusi.

Namun dalam meeting ini biasanya saya lebih banyak mengajak kedua mempelai untuk “berkhayal” terlebih dahulu akan pesta pernikahan impian mereka. Seringkali saya bercerita mengenai konsep pernikahan mempelai yang sudah saya layani, saya membahas konsep pernikahan yang erat dengan atmosfir spektakuler, yang lucu, elegant, romatis serta lain sebagainya.Saya menyarankan untuk kedua mempelai dapat mencari inspirasi – inspirasi baru dari website, resepsi teman atau kerabat yang mereka hadiri ataupun dari cerita orang lain.

Dalam meeting ini saya mengajak kedua calon mempelai untuk tidak terburu – buru memutuskan akan konsep pernikahan yang seperti apa yang mereka inginkan. Saya menyarankan untuk meeting ini dilaksanakan 6 bulan sebelum hari H. Kesimpulannya minimal 6 bulan sebelum hari H, anda selaku calon mempelai sudah harus mencari MC yang akan bertugas didalam resepsi pernikahan anda.

Meeting yang kedua saya namakan dengan Planning Meeting
Disinilah saya sebagai MC atau rekan rekan Wedding Organizer berjumpa dengan kedua calon mempelai untuk mulai merancang rundown satu hari pernikahan.

Umumnya waktu yang dihabiskan cukup lama karena meeting kali ini judulnya kupas habis sampai tuntas, bahkan planning meeting ini dapat terbagi menjadi 2 sesi dikarenakan adanya perubahan atau perbedaan pendapat antara satu dan lainnya.

Menurut saya dalam planning meeting ini harus tercapai persiapan yang sekitar 75 % sudah siap semuanya. Adapun beberapa rincian yang harus sudah dibahas dan dipersiapkan yakni :
- Kegiatan kedua mempelai dari pagi hingga malam

- Vendor pernikahan yang telah lengkap semuanya, disertai rincian dealing agrement dengan kedua mempelai akan jasa atau produk yang dipesan oleh kedua mempelai

- Rancangan resepsi pernikahan, lagu yang akan dipilih, warna dekorasi, atmosfir atau tema yang akan diciptakan didalam resepsi

- Nama team dari wedding organizer atau panitia keluarga yang bertugas

- Nama keluarga yang bertugas disetiap bagian acara hari pernikahan dari pagi sampai malam

- Rancangan daftar foto keluarga serta relasi dan kerabat

Meeting ini sebaiknya dilakukan di cafe yang cukup nyaman dimana kedua mempelai dapat berdiskusi dan memutuskan apa yang mereka inginkan didalam hari bahagia mereka. Mengenai waktu diadakan meeting ini biasanya saya menyarankan 2bulan atau paling lambat 1 ½ bulan sebelum hari H. Dalam meeting ini yang hadir hanyalah sang Wedding Organizer dengan kedua mempelai ( harus keduanya hadir tidak boleh salah satu) atau jika mempelai tidak menggunakan jasa wedding organizer biasanya tugas ini diemban oleh sang MC..

Dalam kalimat sebelumnya saya mengharuskan agar kedua mempelai untuk hadir didalam planning meeting ini. Mengapa? Alasannya adalah dalam merencanakan sebuah konsep hari pernikahan tentunya harus disetujui oleh calon mempelai pria dan calon mempelai wanita, jika konsep yang dibuat kurang nyaman kepada salah seorang dari mereka, maka rancangannya harus dirubah kembali.

Jadi dapat anda bayangkan jika salah satu dari mereka tidak hadir, maka akan ada kemungkinan rancangan akan berubah lagi, dan waktu yang digunakan untuk merancangkan hari pernikahan tersebut menjadi terbuang percuma.

Dalam meeting ini pun tugas seorang Wedding Organizer atau seorang MC adalah melengkapi kebutuhan – kebutuhan kedua mempelai yang belum tersedia. Dalam hal ini diperlukan seorang pemimpin WO yang telah berpengalaman atau MC yang telah berpengalaman yang dapat mengupas secara rinci mengenai kebutuhan di hari pernikahan kedua calon mempelai.Bagi Kedua mempelai yang membaca bagian ini, kalian berdua dapat membaca notes saya yang lain yang berjudul the good news dan the bad news didalam resepsi pernikahan. Anda akan paham apa yang saya maksudkan.

Baiklah saya lanjutkan dengan jenis meeting yang ketiga yaitu yang tentunya anda kenal juga namanya yaitu Technical Meeting.
Meeting ini adalah sebuah meeting yang terpenting menurut saya dan patut dihadiri berbagai pihak yang sangat berperan penting didalam terselenggaranya hari pernikahan kedua mempelai.
Meeting ini wajib dilakukan dilokasi venue resepsi pernikahan yang akan dilaksanakan oleh kedua mempelai, dan wajib dihadiri oleh vendor inti yakni :

Vendor Venue / Lokasi Resepsi (hotel / gedung serbaguna / restaurant)
Vendor Wedding Organizer atau Panitia Keluarga
Vendor MC
Vendor Catering
Vendor Music Entertainment , Sound Equipment, Lighting Equipment
Vendor dokumentasi ( foto dan video)
Vendor Dekorasi
Wakil Keluarga Mempelai atau Orang tua Mempelai

Dalam meeting ini rundown yang 75 % sudah jadi dalam meeting sebelumnya telah diketik ulang secara rapi dan mudah untuk dimengerti oleh seluruh vendor yang hadir. Seluruh vendor dibagiakan copy dari rundown tersebut kemudian pemimpin WO atau MC (jika tidak adanya WO) yang memimpin acara meeting ini mengajak seluruh vendor membahas seluruh aspek yang berkaitan dengan teknis dalam penyelenggaraan hari H kedua mempelai yang tentunya atas persetujuan kedua mempelai dan wakil keluarga atau kedua orang tua mempelai yang hadir.

Meeting tersebut tentunya harus menghasilkan persiapan yang 100 persen, pembahasan dan perencanaan yang detil dan rinci sangat menentukan kesuksesan dan kelancaran acara hari pernikahan kedua calon mempelai.

Saya terkadang mendengar beberapa kali mengenai beberapa vendor yang sering mengatakan kalimat “ ntar gampang deh, semuanya bisa diatur, seperti biasanya” kepada kedua mempelai. Saya kurang setuju dengan ungkapan vendor tersebut kepada kedua mempelai, karena saya lebih setuju untuk membahas segala sesuatunya secara mendetil dan rinci.

Ada fenomena yang unik lagi yang sering saya dengar dalam event pernikahan di beberapa kota besar. Dimana fenomena ini berjudul “ Fenomena Jualan di hari H”. Saya sangat tidak setuju dengan ini. Fenomena ini adalah hasil dari kalimat yang diutarkan vendor diatas dimana vendor oknum tersebut “dengan sengaja” menggampangkan segala sesuatunya kepada kedua mempelai, secara tersembunyi dan tidak diketahui mempelai, mereka mempersiapkan beberapa items yang belum dimunculkan pada saat technical meeting, namun pada waktunya hari H, vendor tersebut memunculkan items tersebut menjadi items yang sangat penting dan dibutuhkan demi kelancaran acara pernikahan kedua mempelai tersebut.

Pada saat itu vendor tersebut mengambil kesempatan untuk menjual mahal produk atau item tersebut, dan kedua mempelai tersebut dengan berat hati dan terpaksa mengeluarkan budget tersebut. Dalam notes ini saya tidak menyudutkan siapapun namun, secara jujur saya tidak suka dengan praktik yang tidak fair tersebut, dan merupakan tugas saya untuk mengingatkan mempelai yang membaca notes ini agar tidak terjebak dalam fenomena diatas tersebut.Jika anda ingin lebih mengetahui lebih lanjut mengenai fenomena tersebut, saya dapat becerita panjang lebar didalam chat anda bersama saya via media lain.

Baik saya lanjutkan lagi mengenai pembahasan technical meeting ini. Jadi sebaiknya kapan technical meeting ini dilakukan?

Menurut saya paling cepat dilakukannya adalah 2 minggu sebelum hari H pernikahan atau paling lambatnya 1 mingggu sebelum hari H pernikahan. Mengapa? Jika dilakukan lebih dari sebelum 2 minggu sebelumnya, ada kemungkinan vendor yang bertugas dapat lupa akan apa saja yang disepakati, ingatlah vendor tersebut melayani bukan satu calon pengantin saja namun masih banyak calon pengantin lainnya yang akan segera menikah sebelum hari H pengantin tersebut.

Baik saya rasa sudah cukup jelas 3 jenis meeting yang saya paparkan kepada anda, disertai siapa saja yang menghadirinya dan kapan waktu untuk melaksanakan meeting – meeting tersebut. Silahkan bagi anda yang ingin bertanya anda dapat bertanya kepada saya melalui email yang dapat anda kirimkan ke danielreinhardmc@yahoo.co.id atu melalui Facebook atau media lainnya. Silahkan comment notes ini untuk kawan – kawan yang membaca notes ini, saya membutuhkan masukan dari anda untuk berkarya lebih baik lagi. Thank you. God bless!!