Early Dinner untuk Crew PENTINGKAH??

Akhirnya inspirasi datang lagi dalam benak saya untuk menuliskan satu topik yang saya rasa cukup penting untuk seorang pemimpin pesta atau seorang Master of Ceremony (MC) didalam mengemban tugasnya. Topik yang ingin saya bahas kali ini adalah berjudul.....

Urusan PERUT LAPAR urusan SERIUS sebelum acara resepsi pernikahan dimulai !

Nah itu judul untuk versi menjualnya...judul aslinya ini dia...hehehe....

“Pentingnya Early Dinner didalam Sebuah Resepsi Pernikahan”.

Ide membahas topik ini muncul dari beberapa peristiwa yang saya alami didalam berbagai event yang saya pimpin. Peristiwa yang pertama nih...beberapa waktu yang lalu saya mengalami kejadian yang cukup menarik yang membuat saya belajar sesuatu didalam sebuah event resepsi pernikahan di hotel ternama di kota Bandung dimana keluarga mempelai yang menyelenggarakan pesta tidak menggunakan jasa Wedding Organizer di hari tersebut.

Beberapa bulan sebelum hari H kedua mempelai dan keluarganya yang telah memutuskan untuk menggunakan jasa saya, memaparkan bahwa mereka hendak mengurus sendiri persiapan dan teknis pelaksanaan resepsi pernikahan ini sehingga mereka enggan untuk menggunakan jasa wedding organizer.Saya pun diminta untuk menjadi conceptor dan konsultan akan rancangan rundown hari istimewa tersebut, dan saya dengan senang hati membantu mereka.

Secara umum resepsi pernikahan tersebut berjalan lancar, walaupun kurang sempurna dikarenakan belum berpengalamannya crew keluarga seperti layaknya crew wedding organizer yang lebih detil dan rapih dalam mempersiapkan dan melaksanakan setiap bagian acara. Namun dalam event resepsi pernikahan tersebut ada satu hal yang kurang pas dihati saya dimana beberapa waktu sebelum acara dimulai seperti biasanya saya sebagai vendor MC dan vendor lain seperti crew musisi, crew dokumentasi dari photography serta videoshooting menikmati Early Dinner atau menikmati menu hidangan makanan yang disediakan panitia sebelum acara dimulai. Tujuan menikmati Early Dinner ini agar kami sebagai vendor yang bertugas tidak kelaparan saat menjalankan apa yang menjadi tanggung jawab kami.

Yang menarik pada saat itu adalah saya bersama dengan assiten saya dititipkan untuk menerima puluhan paket dinner box yang diperuntukan untuk saya dan vendor lain yang bertugas didalam acara resepsi pernikahan tersebut.Dikarenakan tidak adanya wedding organizer yang bertugas di hari tersebut maka saya meminta assiten saya untuk menerimanya dan menyimpannya disalah satu sudut ruangan yang tergolong area back stage.

Puluhan menu makanan tersebut tidak kami jaga dan distribusikan kepada seluruh crew yang berkepentingan pada saat itu karena saya bersama assiten saya sibuk mengurus gladiresik dan rancangan acara yang mengalami beberapa perubahan. Seiring waktu berjalan, crew yang bertugas telah berdatangan kelokasi resepsi dan berangsur sesekali menanyakan kepada kami mengenai jatah makanan early dinner yang diperuntukan bagi mereka. Saya pun seraya menginformasikan lokasi menu makanan yang menjadi hak mereka disalah satu lokasi dalam ruangan resepsi tersebut sambil kembali masuk didalam kesibukan saya mengurus keluarga dan menjelaskan tugas dan peranan team panitia keluarga yang belum berpengalaman.

Tibalah waktu jeda untuk menunggu tamu undangan dari resepsi tersebut, tugas saya didalam bagian gladiresik acara telah selesai dan tinggal menunggu waktu untuk saya memulai dan memimpin resepsi pernikahan pada saat tamu yang hadir sudah cukup jumlahnya.

Secara tiba – tiba ada seorang anggota musisi yang bertugas dalam resepsi tersebut menyatakan complain kepada assiten saya dikarenakan dia tidak mendapatkan jatah early dinner atau dinner box yang memang diperuntukan untuk crew vendor yang bertugas. Assisten saya pun menyampaikan komplain tersebut kepada saya dan akhirnya saya menjadi binggung karena seharusnya jumlah makanan yang dipesan dan telah disepakati oleh pihak panitia keluarga dengan vendor yang bertugas seharusnya memenuhi kebutuhan.

Saya belum menemukan jawabannya sampai saat ini mengapa jumlah paket makanan early dinner tidak cukup memenuhi kebutuhan dari pada crew vendor tersebut. Entah ada orang yang mengambil jatah lebih dari satu ataupun ada anggota crew vendor yang belum terhitung masuk didalam jumlah yang telah disepakati. Yang pasti pada saat resepsi tersebut memang team musisi yang bertugas terbilang telat hadir didalam acara tersebut dan saat mereka datang mereka langsung disibukan dengan anggota keluarga yang ingin berlatih bernyanyi sebelum acara resepsi dimulai.

Komplain dari musisi tersebut memang adalah urusan perut dimana tidak dapat dikompromikan, yang namanya perut lapar ya harus diisi dengan makanan kalau tidak jadinya emosi. Namun pada saat itu saya pun tidak dapat berbuat apa - apa pada saat itu dikarenakan panitia keluarga yang bertugas pada saat itu disibukan dengan persiapan acara, rasanya tidak ada waktu untuk mengurus masalah early dinner yang kurang jumlahnya.

Sang musisi tersebut menyalahkan saya dalam masalah ini, saya pun dengan sedikit kekesalan membela diri saya dimana saya dalam acara tersebut hanya diminta bertugas sebagai pembawa acara atau MC dan bukan bertugas sebagai wedding organizer atau seksi konsumsi. Assiten yang mendampingi saya pun bertugas sebagai music director dalam acara itu dan menjaga serta mendistribusikan menu makanan tersebut bukan merupakan tugasnya. Akhirnya dengan wajah yang cemberut sang musisi bertugas dengan perut lapar hingga akhir acara.

Adapula kejadian yang lain yang saya temukan didalam resepsi pernikahan takala saya bertugas sebagai MC. Kali ini sang mempelai dan keluarga memang menggunakan jasa wedding organizer, namun menggunakan jasa WO yang terbilang masih baru dan belum banyak pengalamannya.Pada saat techincal meeting yang dipimpin oleh wedding organizer tersebut munculnya suatu kesepakatan dimana keluarga mempelai tidak akan menikmati early dinner yang dipersiapkan oleh pihak hotel.Menu early dinner untuk crew telah disepakati jumlahnya dan diputuskan untuk membeli menu tersebut dari restoran diluar lokasi hotel.

Tibalah hari H dimana resepsi tersebut berlangsung, seperti biasanya saya hadir didalam resepsi tersebut pada pukul 16.30, ada yang sedikit berbeda pada saat saya datang didalam ruangan resepsi tersebut dimana ruangan tersebut telah dipenuhi dengan anggota keluarga yang telah berfoto bersama dengan mempelai. Saya pun berdecak kagum dengan kekompakan keluarga mempelai yang terbilang rajin untuk hadir lebih awal dalam resepsi tersebut. Ruangan tersebut sudah penuh dengan kecerian dan aktivitas sebelum acara.

Namun seiring waktu berjalan masalah pun muncul dimana saya mendengar informasi akan komplain yang sangat keras dari beberapa anggota keluarga kepada wedding organizer yang bertugas karena tidak tersedianya early dinner keluarga. Wedding organizer yang bertugas menjadi binggung dan membela diri bahwa early dinner keluarga tidak menjadi agenda yang disepakati pihak mereka dengan mempelai pada hari itu. Hotel yang menyediakan menu makanan pada saat itu pun sulit menyanggupi jika mereka dapat menyediakan menu early dinner yang tidak disepakati sebelumnya.Disisi lain kebingungan mereka saya dan crew dari musisi sedang enak menikmati makanan early dinner yang telah disepakati sebelumnya.

Kasihan betul judulnya kejadian yang dialami wedding organizer yang bertugas pada saat itu, makian dan cercaan dilontarkan oleh keluarga mempelai yang tidak peduli akan disepakati atau tidaknya pengadaan acara early dinner keluarga. Kedua mempelai yang berada dipelaminan pada saat itu pun terdiam bisu dan tidak tahu berbuat apa, karena mereka pun awam dengan masalah ini. Pada akhirnya karena alasan perut lapar dari puluhan anggota keluarga yang telah hadir dari jam 4 sore , makanan seadaanya dikeluarkan oleh pihak hotel untuk memenuhi kebutuhan perut para keluarga mempelai yang hadir.

Saya percaya ketika anda membaca kejadian tadi pastinya tidak ingin terjadi kepada anda bukan? Baik anda selaku calon mempelai, seorang MC, musisi ataupun seorang wedding organizer. Dari kedua kejadian ini saya mengambil kesimpulan dimana early dinner adalah sebuah hal yang penting dan tidak boleh terlupakan.

Dalam setiap event urusan perut memang tidak dapat dikompromikan, pikirkanlah baik – baik jumlah konsumsi yang dibutuhkan oleh setiap vendor pernikahan, anggota keluarga didalam acara tersebut. Technical meeting adalah saat yang sangat tepat untuk membahas mengenai masalah ini, maka dari itu setiap vendor pernikahan dan wakil anggota keluarga harus hadir didalamnya.

Didalam keadaan perut lapar, emosi seseorang memang sulit terjaga, dan yang pasti kualitas kerja pun akan menurun. Pasti akan jelas perbedaannya seorang musisi yang bermain musik didalam keadaaan perut yang sudah keyang dan didalam keadaan perut yang lapar, walau sang musisi tersebut akan berusaha memberikan yang terbaik dengan alasan atas nama profesionalisme tetap saya yakin akan perbedaannya.

Demikian juga vendor lainnya yang seringkali terlupakan untuk diberikan early dinner seperti team dari photographer, videoshooting, operator sound, operator lighitng, operator effect fire works atau lainnya ,sopir mobil pengantin bahkan team dari dekorasi. Alangkah baiknya jika didalam sebuah acara resepsi pernikahan semua orang yang terdapat didalam lokasi tersebut baik yang bertugas maupun yang menjadi pemilik acara atau tamu didalam keadaan yang senang dan bersukacita.

Semoga tulisan saya dapat mengispirasi anda.Terima kasih untuk membacanya, support saya terus untuk menulis. Notes berikutnya yang saya akan bahas mengenai betapa pentingnya technical meeting. See you God bless!!.