Bab 2 bagian 1. Menetukan wedding venue anda

Yang didahulukan pertama kali saat anda dan pasangan telah merencanakan budget pernikahan anda berdua adalah menentukan lokasi pernikahan anda..

Lokasi terbaik untuk resepi pernikahan disetiap kota memang berbeda – beda baik dari sisi kualitasnya maupun dari segi kuantitasnya. Jika di kota besar seperti Jakarta, Surabaya dan Bandung, anda dapat sedikit tenang dan tidak perlu kuatir akan kekurangan pilihan tempat untuk diselenggarakannya pesta pernikahan anda dan pasangan.Namun tetap saja jika hari bahagia yang anda tentukan tersebut merupakan hari yang menjadi favorit untuk diselenggarakannya hari pernikahan bagi begitu banyak pasangan yang hendak menikah,maka anda harus berlomba dengan pasangan yang lain untuk membooking venue pernikahan yang terbaik tersebut terlebih dahulu.

Seringsekali saya menjumpai calon mempelai yang awalnya ingin menyelenggarakan di tempat resepsi yang terbaik di kota mereka, namun pada kenyataannya mereka telah terdahului oleh pasangan yang lain yang merencanakan pesta pernikahan mereka di hari tersebut.

Sebetulnya berapa bulan sebelum hari pernikahan sebaiknya saya dan pasangan disarankan untuk menentukan dan membooking Wedding Venue ? inilah pertanyaan yang seringkali dilontarkan oleh client – client saya, dimana dia dan pasangannya baru saja memutuskan untuk menikah dan merencanakan pesta bahagia mereka. Jawaban saya sebaiknya 1 tahun sebelum bahkan lebih, misalnya 1,5 tahun sebelumnya.

Mengapa?

Ya lebih cepat menetukan, lebih cepat anda mendapatkan tempat yang terbaik!

Saya percaya bahwa walaupun begitu banyak tempat resepsi pernikahan di kota anda, namun pastinya ada beberapa tempat resepsi pernikahan di kota anda yang tergolong tempat favorit yang senatiasa di perebutkan untuk dibooking di hari yang terhitung tanggal yang baik untuk diadakannya resepsi pernikahan. Tempat tersebut menjadi favorit tentunya memiliki fasilitas, kemudahan dan beberapa sisi kebaikan fasilitas yang menunjang.

Nah, dalam memilih tempat resepsi pernikahan atau wedding venue, anda dan pasangan memiliki pilihan – pilihan lokasi dengan atmosfir yang berbeda. Saya membaginya dengan 5 kategori lokasi yang seringkali digunakan pada saat ini yaitu :
Gedung Serbaguna
Hotel yang memiliki ruang serbaguna atau convention hall / balroom
Restoran
Taman yang luas (Garden)
Lokasi unik dan istimewa lainnya seperti dikapal pesiar, dipesisir pantai, dipulau kecil, di hutan dan sebagainya.

Apapun kategori lokasi yang anda pilih, anda dan pasangan tentunya harus memperhatikan beberapa tips yang ingin saya sharringkan secara rinci kepada anda dalam buku ini. Antara lain sebagai berikut :


1.Jika resepsi pernikahan anda direncanakan untuk diadakan pada siang hari maka anda harus bertanya kepada pihak venue mulai dari jam berapa dan hingga jam berapa diperbolehkannya anda dapat menggunakan gedung tersebut untuk resepsi pernikahan anda, tanyakanlah juga mengenai apakah ada resepsi pernikahan pasangan lain yang diadakan di sore hari pada hari pernikahan anda tersebut. Pastikan anda mendapatkan waktu yang cukup untuk menyelenggarakan resepsi pernikahan anda, jangan sampai anda terburu – buru karena dikejar waktu deadline penggunaan lokasi venue tersebut.
2.Kemudian jika resepsi pernikahan anda direncanakan untuk diselenggarakan pada malam hari maka pastikan anda juga bertanya mengenai apakah ada resepsi pernikahan pasangan lain di siang hari yang diadakan di hari pernikahan anda tersebut. Pastikan kapan dan jam berapa resepsi pernikahan tersebut berakhir, jangan sampai persiapan dekorasi, catering dan persiapan – persiapan resepsi pernikahan anda lainnya tidak dapat terlaksana sesuai dengan jadwal dan waktu yang direncanakan sehingga acara dapat berlangsung sesuai dengan rencana.

Beberapa kali saya menemukan pasangan mempelai yang menjadi depresi dan stress pada hari pernikahannya dikarenakan tamu undangan mereka telah hadir namun segala persiapan dekorasi, catering dan lain sebagainya belum kunjung selesai. Pastikan hal ini tidak terjadi pada anda.

3.Dalam menentukan lokasi tempat resepsi anda tentunya anda dan pasangan harus mempertimbangkan faktor cuaca yang terjadi pada hari yang direncanakan, jika cuaca pada bulan yang akan anda berdua pilih merupakan musim hujan maka sebaiknya anda memilih lokasi pernikahan yang indoor. Namun jika anda tetap ingin mengadakan pesta pernikahan anda secara outdoor di bulan yang tergolong musim hujan maka anda dan pasangan beserta keluarga anda sudah mempersiapkan rencana lain jika terjadi hujan turun pada saat resepsi pernikahan anda.

4.Dalam menentukan lokasi pernikahan anda pun pertimbangkan faktor – faktor lain seperti jauhnya lokasi pernikahan anda, akses jalan menuju kesana, seberapa besar tempat parkir yang tersedia dan juga faktor keamanan dan kenyamanan tempat resepsi tersebut.

5.Yang terakhir yang perlu anda ketahui adalah beberapa venue di kota besar umumnya menurut saya memiliki hidden charges atau biaya – biaya tambahan yang terselubung yang tidak diungkapkan diawal perjumpaan anda dengan pihak venue. Anda perlu membaca informasi yang tercantum dalam MOU atau surat perjanjian antara anda dan pihak venue tersebut secara lebih rinci. Saya informasikan beberapa biaya – biaya tambahan yang sering saya jumpai sejauh pengalaman saya, biaya – biaya tersebut seperti :

Charge biaya kebersihan yang dibebankan kepada catering, dimana catering tersebut serinkali kembali membebankannya kepada pihak yang menyelengarakan pesta.
Charge biaya listrik tambahan dengan beberapa metode yang menjadi aturan dari pihak venue. Ada yang memberikan aturan peraturan dengan mencharge biaya tambahan per-alat yang digunakan yang biasanya memerlukan arus listrik untuk operasionalnya. Alat tersebut antara lain adalah : Air Conditioner / AC, lampu dekorasi, effect lighting, effect smoke, dry ice, bubbles, fireworks, ataupun sekedar LCD Projector dan lampu yang digunakan oleh vendor video shooting dan photografer. Adapun yang menggunakan metode perhitungan listrik secara ukuran satuan Kwh yang digunakan, biasanya panitia keluarga dan pihak gedung bersama – bersama melihat berapa Kwh listrik yang dipakai sebelum dan sesudah acara resepsi tersebut.

Listrik merupakan faktor penunjang yang sangat perlu didiskusikan secara matang, tidak jarang saya menemukan acara resepsi yang kekurangan arus listrik dalam acaranya, sehingga terjadi beberapa kali listrik padam, bahkan pada akhirnya beberapa alat yang menggunakan arus listrik cukup besar tidak dapat digunakan dalam acara resepsi tersebut.

Jika wedding venue yang anda merencanakan untuk memakainya tidak memiliki fasilitas listrik yang menunjang lebih baik anda mempersiapkan untuk budget menyewa mesin genset sebagai alat alternatif pemberi arus listrik didalam acara pesta pernikahan anda dan pasangan yang akan digelar. Jangan lupa untuk memasukan biaya sewa mesin genset ini kedalam budget pernikahan anda. Saya percaya ketika anda membaca tulisan saya, anda dan pasangan tersadar bahwa listrik merupakan bagian yang terlewatkan dalam perencanaan budget pernikahan anda. Siapa sangka? Maka dari itu baca terus tulisan saya kedepan hehehe.....

Charge biaya sound system
Jaman sekarang ini beberapa wedding venue di kota besar memiliki aturan main yang unik dan khusus, yang seringkali membuat saya geleng – geleng kepala juga karena hebatnya teknik penjualan mereka. Ada beberapa venue yang tidak memperbolehkan anda dan pasangan menyewa sound system dari luar dikarenakan gedung tersebut telah memiliki sound system yang terpasang dilokasinya. Sound system venue tersebut terbilang sangat sederhana dan diperuntukan untuk format music entertainment yang simple, jika anda ingin meng-upgrade-nya maka anda dikenakan biaya tambahan lagi disana. Biasanya biaya tembahan tersebut terbiliang lebih mahal dengan harga yang ditawarkan oleh vendor sound system dipasaran. Belum lagi anda perlu men- check keadaan kualitas sound system yang ada di wedding venue tersebut. Maka dari itu hal ini pun perlu menjadi perhatian anda dan pasangan dalam memilih venue lokasi pernikahan yang akan digelar. Untuk lebih jelasnya mengenai seberapa penting nya sound system bagi resepsi pernikahan anda dan pasangan, bacalah tulisan saya dalam bagian khusus tentang pentingnya sound system.

Kita kembali ke bagian biaya tambahan yang keempat yaitu charge biaya tambahan yang dikenakan kepada anda dan pasangan karena menggunakan vendor jasa pernikahan yang tidak memiliki kerjasama rekanan dengan pihak gedung tersebut .

Metode ini biasanya dilakukan dikota besar seperti di Jakarta. Biasanya charge ini cukup besar nominalnya, maka dari itu jangan sampai anda dan pasangan tidak menyadari dan terkaget karena harus mengeluarkan sejumlah rupiah yang tidak masuk didalam budget pernikahan anda, amit – amit jabang bayi deh pokoknya hehehe... namun jika anda dan pasangan sudah memutuskan untuk tetap memilih wedding venue tersebut dan tetap memilih vendor yang bukan rekanan dari lokasi venue tersebut berarti anda sudah siap untuk membayar dan membudgetkan dana charge tersebut kedalam budget yang perlu dikeluarkan dalam resepsi pernikahan anda.

Yang terpenting anda dan pasangan harus mengetahuinya terlebih dahulu. Umumnya vendor – vendor yang menjalin hubungan rekanan tersebut antara lain adalah Master of Ceremony atau MC, Music Entertainment, Sound System Equipment, Decoration and Lighting Equipment, Photography,Videography, Kue Pengantin atapun vendor lainnya.

Saya seringkali menemukan mempelai yang cukup menyesal dengan tidak menyadari akan charge biaya tambahan ini. Mungkin timbul pertanyaan dalam benak anda, apa sih itu rekanan?

Rekanan itu merupakan bahasa yang digunakan di kota besar dimana beberapa wedding venue sesungguhnya telah menawarkan ke beberapa vendor pernikahan agar dapat menjalin hubungan kerjasama dengan wedding venue tersebut. Trik bisnisnya seperti ini dimana vendor - vendor jasa pernikahan tersebut diwajibkan untuk membayar joining fee selama setahun terlebih dahulu kepada pihak wedding venue. Sehingga ketika calon mempelai yang datang ke wedding venue tersebut diharuskan memilih hanya dari vendor yang telah bekerjasama dengan wedding venue tersebut.

Mengapa hal ini terjadi demikian?

Jawaban simple aja yaitu wedding venue tersebut dapat meraup keuntungan bukan saja dari sisi calon mempelai yang hendak menyewa wedding venue tersebut namun juga dari sisi vendor pernikahan yang ingin jasa mereka digunakan oleh calon mempelai. Hal ini terjadi karena begitu banyak pemain vendor wedding yang kota tersebut sehingga persaingan antara wedding vendor ini menjadi peluang bisnis baru yang dapat menghasilkan jutaan rupiah bagi wedding venue.

Dalam hal ini saya menghargai teknik bisnis mereka, namun keputusannya kembali kepada anda dan pasangan, jika anda tidak cocok dan tidak ingin menggunakan salah satu jasa vendor – vendor pernikahan yang ditawarkan oleh pihak wedding venue tersebut, maka lebih baik anda mencari wedding venue yang lain. Kesimpulannya jika anda dan pasangan ingin menyelenggarakan pesta pernikahan di wedding venue tersebut maka anda juga harus mengambil atau menggunakan juga jasa vendor – vendor pernikahan yang ditawarkan didalamnya dimana mereka sudah menjadi rekanan.